Интерактивный День открытых дверей

Как сделать мероприятие интересным: менеджмент и продюсирование проекта

У большинства из нас есть представление о Дне открытых дверей как о довольно формальном мероприятии. В специально назначенный день в вуз приходят родители со своими детьми-абитуриентами, рассаживаются за парты, а декан факультета рассказывает, что ждёт каждого поступающего. Например, сколько баллов набрать, чтобы пройти конкурс, что есть и сколько спать перед экзаменами, кто из выпускников факультета добился выдающихся результатов во взрослой жизни. Однако такой подход практически ничего не рассказывает о том, чему научатся будущие студенты, и с чем будут иметь дело в образовательном процессе.

На факультете «Коммуникаций, медиа и дизайна» в НИУ ВШЭ (Высшая школа экономики, г.Москва) давно превратили День открытых дверей в интерактивное мероприятие и настоящий праздник для будущих студентов и их родителей. Взяв на вооружение все те технологии, которые осваивают студенты в ходе обучения, каждое мероприятие погружает абитуриентов в тонкости будущих профессий, вовлекая в интерактивный процесс.  Об организации, продюсировании и менеджменте всего проекта Дня открытых дверей рассказывает Роман Абрамов, директор Центра мультимедийного производства факультета.

Роман Абрамов

Роман Абрамов

Директор Центра мультимедийного производства факультета «Коммуникаций, медиа и дизайна» НИУ ВШЭ. Преподаватель департамента медиа НИУ ВШЭ.

Реализует интерактивную программу Дня открытых дверей, разворачивает мобильные мультимедийные редакции и продюсирует создание медиапроектов. С 2012 года преподает Технологии производства электронных и печатных СМИ на факультете «Коммуникаций, медиа и дизайна» НИУ ВШЭ.

Изучал программирование в Алтайском государственном промышленно-экономическом колледже и менеджмент в Московском университете экономики, статистики и информатики. Работал редактором в ИД «Алтапресс» (Барнаул). С 2011 года работает в Высшей школе экономики (Москва).

Когда и зачем появился интерактивный День открытых дверей  

Факультет коммуникаций, медиа и дизайна НИУ ВШЭ проводит интерактивные Дни открытых дверей на образовательной программе «Журналистика» c 2011 года, а с 2014 — еще и на новой программе «Медиакоммуникации». Изначально идея интерактивного Дня открытых дверей состояла в том, чтобы отойти от стандартного формата, когда в назначенный день в вуз приходят абитуриенты с родителями, их рассаживают за парты и отвечают на вопросы о поступлении. Этот формат, на самом деле, не даёт абитуриентам реальной возможности увидеть, где, чему и как они будут учиться. Наша задача – на деле показать, чему мы учим. Поэтому мы создали интерактивный формат, чтобы абитуриенты и их родители увидели, что наши студенты умеют снимать, монтировать, общаться с людьми, умеют брать интервью и работать на радио – в общем, делать все те вещи, которые связаны с мультимедиажурналистикой и медиакоммуникациями.

Как решаются эти задачи

В результате грамотного планирования и подготовки к каждому интерактивному Дню открытых дверей получается настоящий праздник для абитуриентов и их родителей. Родителям нравится, что они могут спокойно пообщаться и с руководителями образовательных программ, и с преподавателями, и со студентами всех курсов. Абитуриентам нравится вовлечённость в процесс, возможность увидеть медиа-кухню, поговорить со сверстниками. Для студентов же интерактивный ДОД – это дополнительная возможность «обкатать» свои навыки.

Стоит отметить, что всё, что происходит на Дне открытых дверей, начиная с 12 часов дня и до самого завершения, делают сами студенты. Если на подготовительном этапе мы им помогаем, то в самом процессе стараемся не вмешиваться в происходящее. У нас есть администраторы и продюсеры, которые в договариваются между собой, собирают друг у друга нужную информацию, берут комментарии гостей и преподавателей. Студенты сами руководят всем процессом.

Как происходит подготовка к мероприятию

Мы делаем рассылку среди наших студентов с предложением стать членом команды по подготовке интерактивного Дня открытых дверей. У нас уже есть ребята, с которыми мы готовим это мероприятие не первый раз, знаем, что они умеют делать. Как правило, эти студенты занимают ключевые позиции продюсеров, чтобы координировать работу участников. В зависимости от количества поданных заявок, мы или работаем со всеми, кто выразил своё желание принять участие, или проводим предварительный отбор. На общем собрании мы решаем, что и как у нас будет происходить: какие форматы мы оставим с прошлых ДОДов, что поменяем, какие гости у нас будут, обсуждаем формат эфиров.

В нашем распоряжении есть радиостудия, телестудия, площадка, где собираются родители, и ещё одна большая площадка, наполнение которой меняется от раза к разу. На ДОДе студенты могут работать в качестве хостес, фотографов, операторов, верстальщиков, smm-щиков, звукорежиссеров, режиссеров монтажа, корреспондентов, ведущих теле- и радиоэфиров и даже корректоров, о работе которых многие не знают. Те студенты, которые работают на медийных площадках, например в телестудии или радиостудии, сами работают с оборудованием, выставляют свет, включают камеры и микрофоны, ведут запись, согласовывают с гостями вопросы и темы встреч.

Как исполнительный продюсер курирует подготовку к интерактивному Дню открытых дверей

Я организовываю сбор заявок от студентов, собрания, разрабатываю программу и держу руку на пульсе пока идёт подготовка к ДОДу. Мы общаемся с продюсерами тогда, когда возникают вопросы по организации и когда подходят очередные дедлайны. За 12–20 часов до начала ДОДа я проверяю, все ли готово. Мне важно перестраховаться и проверить, чтобы потом, за 15 минут до начала, никакой пункт из намеченных не «вылетел». Важно знать, что всё оборудование работает, что мы проверили прямую трансляцию, уточнили у гостей, точно ли они придут в телестудию или в радиостудию. Очень важно, чтобы все продюсеры проконтролировали готовность и работу на своих площадках. На опыте предыдущих мероприятий мы стараемся максимально отработать те моменты, где нужно заранее подстраховаться.

Ещё очень важно доверие. Основному костяку продюсеров, с которыми мы отработали не один и не два ДОДа, я доверяю. Более того, зная их, я уже примерно представляю, что они могут вдруг забыть, и стараюсь заранее проработать именно эти моменты. «Мы включали уже эту штуку, да? А давайте попробуем ещё разок включить её». В общем, важно проконтролировать вещи, которые от тебя и твоих решений не зависят. Во всём остальном мы максимально пластичны и интерактивны, так что сможем разрешить любую ситуацию.

Интерактивные способы и программы связи продюсер-исполнитель в процессе подготовки

Раньше мы использовали Basecamp, а сейчас — Wunderlist. На данный момент для нас это оптимальный вариант, который позволяет координировать всю работу на одной платформе. Естественно, у нас есть общие рассылки, адресованные всем тем, кто работает над проектом, подключаем и онлайн чаты, где обмениваемся мыслями, вопросами и необходимыми файлами. Без этого всего подобные мероприятия просто невозможно было бы сделать, потому что нет возможности по каждому вопросу устраивать собрания, а так всё можно решить удалённо. Планируем попробоавать Slack для этих целей.

Механизмы информирования абитуриентов и их родителей о Дне открытых дверей

На нашем сайте есть форма регистрации всех желающих посетить День открытых дверей. У нас есть команда студентов, которые работают с нашими страницами в социальных сетях. Мы заранее с ними обсуждаем формат, в котором будем на страницах в Фейсбуке и вКонтакте информировать нашу целевую аудиторию о ДОДе.

 

Обычно мы ждём около 200 человек (родителей и детей). В марте, например, у нас было более трёхсот гостей. Я считаю, что одна из причин такого высокого показателя – это хорошая работа, которую мы провели в социальных сетях. Даже если вы не наша целевая аудитория, у вас наверняка есть знакомые или друзья, которым может быть интересны наши образовательные программы. Мы стараемся, чтобы через общие контакты информация доходила до всех, кому это нужно.

За сутки до Дня открытых дверей все зарегистрировавшиеся гости получают рассылку с программой мероприятия и картой: мы находимся примерно на равном удалении от трёх станций метро, поэтому решили заранее проложить оптимальный маршрут. Еще пишем о том, что если у гостей нет возможности прийти на ДОД, но для них важно следить за событиями, то можно всегда смотреть онлайн трансляцию.

Из чего состоит само мероприятие

У нас работают различные площадки: от теле- и радиостудии до площадок с мастер-классами, где студенты не только рассказывают и показывают, зачем нужно это оборудование и как оно работает, но и объясняют как делать новости на радио и выйти в телевизионный эфир.  Обязательным атрибутом каждого ДОДа является газета. В предыдущие годы мы верстали её прямо на глазах гостей. Сейчас процесс подготовки газеты мы вынесли за пределы ДОДа, потому что качество для нас оказалось важнее.

Количество этих площадок и их функционал зависят от концепции ДОДа и может меняться. Осенью это было «Медиа – это мы». Мы рассказывали о том, что студенты и абитуриенты — уже часть медиа. Большой акцент был сделан именно на тех студентов, которые у нас учатся. В марте общей темой стала «Кто, если не вы?». Мы пытались показать абитуриентам, что поступая к нам, они смогут сами изменять мир медиа и влиять на него. 26 апреля у нас проходил День открытых дверей, который был устроен как медиаквест, основной темой которого стали медиакоммуникации.

В мае получилось так, что в воскресенье у нас прошёл День открытых дверей, а на следующий день школьники писали ЕГЭ по литературе, следовательно, не все абитуриенты смогли прийти, поэтому акцент был сделан именно на взрослых, на родителей, которые переживают за своих детей. Но это не значит, что мы забыли про абитуриентов. В июне прошёл День открытых дверей, который был полностью в онлайн режиме. Он направлен исключительно на регионы, потому что эта составляющая, на самом деле, очень важна, а многие вузы об этом забывают.

Онлайн трансляция – это важная часть каждого Дня открытых дверей. Она необходима тем абитуриентам и родителям, которые не могут к нам приехать. Любой, кто хочет стать студентом нашего факультета, но живет в отдалённом регионе, может на сайте следить за тем, что происходит. Мы отвечаем на вопросы не только от присутствующих, но и на те, которые присылают люди, наблюдающие за ДОДом онлайн.

Что получает в итоге каждая сторона

Мы стараемся разводить поток родителей и поток абитуриентов, потому что родителям, как правило, всё-таки важнее официальная информация. Это количество баллов, необходимое для поступления, подготовка к вступительным испытаниям. Абитуриентам интереснее пообщаться со студентами и понять, интересно ли им то, чему у нас учат.

Есть ощущение, что в итоге больше удовольствия получают не абитуриенты, а студенты. Так сложилось, что они действительно любят место, где учатся. Да, они умеют верстать газеты, писать тексты, снимать видео, монтировать звук, выходить в эфир, а День открытых дверей – это способ рассказать о том, что им здесь нравится и они гордятся тем, что делают. Это всё очень сближает абитуриентов и студентов. Часто бывает так, что ребята ходят на наши Дни открытых дверей, начиная с 9 класса, а потом они поступают к нам учиться. Здесь они встречают людей, которых уже видели и знают. Им не страшно к нам пойти, потому что они понимают, что их ждет, а тут уже есть знакомые. Это маленькое медийное сообщество, которое формируется ещё до того момента, как абитуриенты, которые приходят на наши мероприятия, становятся нашими студентами.  Для них важна эта сопричастность, равно как и для нас.

Собираетесь поступать на журналистику?

Узнайте, как подготовиться к творческому экзамену

Поделитесь этой публикацией с преподавателями, журналистами, абитуриентами

Каждую неделю

вы будете получать полезные статьи, анонсы, интервью, презентации, видеоролики, переводы, инфографику и много всего интересного

Всё получилось, рады, что вы с нами