Как не ставить дедлайны на вчера

Анастасия Палихова

Сегодня, когда редакции поголовно становятся мультимедийными, а ее авторы — мультизадачными, важно уметь организовать себя и сотрудников. Мы методично прикрепляем карточки к доске в Трелло, обсуждаем график дежурств и чертим отчетные таблицы, но к концу месяца всё равно хватаемся за голову. Казалось бы, время — самый ценный ресурс, незаменимый и невозобновляемый, а мы так и не научились им пользоваться.

 

Каждый справляется с этой проблемой по-своему: жертвует сном, развлечениями или личной жизнью. Прежде чем возложить на алтарь дедлайнов собственную жертву, попробуйте менее кровожадный способ — освоить тайм-менеджмент. Я сделала обзор популярных методик, чтобы вы могли выбрать ту, что придется по душе.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это система планирования собственных дел, главный инструмент которой — ваше время. Вопреки представлениям, начинается эта система не со списка дел в Вандерлисте, Тудулисте или Эверноуте и даже не с расписания рабочего дня. Основа любой системы тайм-менеджмента — целеполагание: прежде чем куда-то плыть, нужно выбрать направление, иначе ваша лодочка рискует разбиться о скалы цейтнота.

Специалисты по управлению временем рекомендуют ставить SMART-цели (specific, measurable, achievable, realistic, time-bound) — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные к времени. Сравните: «Расширить аудиторию» и «За полгода увеличить число подписчиков в группе ВКонтакте с 7 до 10 тысяч».

После того, как вы определили цели, разбейте их на еще более конкретные задачи. Для нашего примера подойдут такие шаги:

    1. составить список книг по SMM для изучения,
    2. прочитать эти книги и выписать ключевые тезисы,
    3. протестировать минимум половину советов из книг на своей группе ВКонтакте.

Эти этапы можно сформулировать в одном предложении: «Изучить SMM и применить его на практике», но такая глобализация губительна для тайм-менеджмента. Задачи в ежедневнике не должны вызывать вопросов вроде «Как это сделать?». Старайтесь разбить их на максимальное количество шагов.

Чтобы упростить конвертацию целей в конкретные задачи, попробуйте метод «Дерево целей». Это иерархическая цепочка, во главе которой — генеральная цель вашей жизни. «Дерево» разветвляется на цели, подцели, проблемы и задачи соответственно:

Зажмите Ctrl и прокручивайте колёсико мыши, чтобы изменить масштаб изображения

Продумайте необходимые средства и условия, источники ресурсных и финансовых поступлений

Метод подойдет не только для пафосных целей, но и для решения обыденных задач: сделать ремонт, спланировать вечеринку, обновить клумбу на даче.

Стивен Кови и матрица приоритетов

Когда живешь в постоянной спешке, кажется, что важнее всего — срочные дела, но это не так. Чтобы убедиться в этом и правильно спланировать свое время, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра, которая лежит в основе системы тайм-менеджмента Стивена Кови, автора бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей».

Матрица Эйзенхауэра — эффективный инструмент для определения приоритетов

Для начала выпишите список всех ваших задач в столбик: вычитать текст, позвонить эксперту, ответить на письмо и так далее. Затем рассортируйте задачи по четырем квадратам:

Квадрат A. Важно и срочно. Это квадрат форс-мажоров и дел, которые слишком долго откладывались. В идеале, он должен оставаться пустым.

Квадрат B. Важно и не срочно. Ключевой квадрат. Так как никуда спешить не надо, каждое дело можно обдумать и спланировать, не принимая импульсивных решений и не рискуя психическим здоровьем. Стремитесь к тому, чтобы в этой части матрицы находилось большинство ваших задач. Следите за их выполнением, иначе дела переместятся в квадрат А.

Карта медийных компетенций

Отмечайте одним цветом те навыки, которыми вы владеете, — получите картину вашей специализации. Выделите другим цветом то, чему хотите научиться, — перед вами план повышения квалификации. 

 

Квадрат C. Не важно и срочно. Основное правило этого квадрата — делегирование. Например, покупку билетов в командировку можно поручить секретарю или, за отсутствием оного, родственнику. Дела из этого квадрата не помогут достичь поставленных целей, поэтому старайтесь не тратить на них личное время.

Квадрат D. Не важно и не срочно. Квадрат «излишеств» и развлечений: сходить в бар с друзьями, посмотреть кино или дочитать книгу, которую все хвалят. По возможности отложите эти дела до тех пор, пока в других частях матрицы остаются невыполненные задачи, но не злоупотребляйте этим правилом — так и перегореть недолго.

Стивен Кови о том, почему важно планировать время

Ни одна система тайм-менеджмента не обходится без ежедневника. В книжных магазинах продаются специальные блокноты, в том числе, по методике Кови, но можно взять обычную общую тетрадь. Чтобы начать планировать свою жизнь, поделите страницы ежедневника на две части. В одной фиксируйте «жесткие» задачи, привязанные к конкретному времени («15:00 — планерка»), в другой — гибкие, то есть те самые задачи из квадрата «В» матрицы Эйзенхауэра. Их можно выполнять в течение дня. Кови предлагает разделять задачи по степени значимости с помощью букв A, B, C и D соответственно, а цифрами помечать порядок их выполнения. Вы можете назначить приоритеты любым удобным способом, например, выделить красным цветом всё срочное, а зеленым — то, что можно спокойно перенести на завтра.

«Тайм-драйв» Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — популяризатор тайм-менеджмента в России. Его метод организации времени опирается на системы западных коллег: Брайана Трейси, Джулии Моргенстерн, Стивена Кови. С последним Архангельского объединяет и подход к ведению ежедневника — он так же предлагает делить страницы пополам для записи жестких и гибких задач. Вместо букв ABCD российский эксперт предпочитает использовать пиктограммы. Ключевые элементы его системы планирования — «лягушки» и «слоны».

«Лягушка» — это маленькая неприятная задача, например, телефонный звонок. Выполнять ее лучше с утра. Возьмите за правило «съедать» по одной «лягушке» на завтрак ежедневно, чтобы она не портила вам настроение в течение дня.

«Слон» — глобальная цель, к которой трудно подступиться, например, написать роман. Чтобы ее достичь, нужно разбить цель на маленькие задачи и постепенно их выполнять. Глеб Архангельский называет это «резать слона на бифштексы». Важно формулировать «бифштексы» так, чтобы они действительно приближали вас к желаемому результату.

Кроме, собственно, разлиновки, в ежедневнике Глеба Архангельского есть полезные советы для закрепления результата

Одна из наиболее сильных техник, предложенных Архангельским, — полный хронометраж. Она помогает найти и обезвредить пожирателей вашего времени, а также определить, сколько часов в день вы тратите на дела, а сколько — на прокрастинацию. Этот подход требует определенной смелости, но мы верим, что у вас всё получится. Запаситесь блокнотом, ручкой, часами и бдительностью и в течение недели добросовестно конспектируйте всё, чем занимаетесь. В блокноте не должно оставаться белых пятен: записывайте всё, включая утреннюю борьбу с будильником и поиск ключей, если эти дела занимают более пяти минут.

Например:
10:30 — пишу текст
10:35 — открыл браузер, чтобы найти данные для инфографики
10:37 — зашел в Фейсбук посмотреть обновления в группе про котиков
10:55 — спорю с коллегой в Фейсбуке
11:40 — вернулся к тексту
12:00 — ушел обедать
(и так далее)

Через семь дней подсчитайте, сколько времени заняли разные занятия — от серфинга в Фейсбуке до писем по работе. Вы удивитесь, увидев, сколько часов на самом деле сжирают социальные сети. Чтобы узнать свой «коэффициент полезного действия», разделите сумму длительностей всех важных дел на общее время всех занятий. Если проводить такой хронометраж раз в месяц, можно отследить, насколько успешно вы боретесь с поглотителями времени и меняется ли эффективность в лучшую сторону.

Тем не менее, Глеб Архангельский советует иногда позволять себе лениться, потому что часто лень — защитная реакция организма. Причинами прокрастинации могут быть переутомление, несоответствие «хочу» и «надо», ощущение ненужности выполняемой работы. Лень может стать частью творческого процесса. Следуйте простым правилам: загрузите мозг информацией о текущих задачах, а затем отключите его и ленитесь по полной программе без угрызений совести. Дайте себе немного времени, и ваши усилия (точнее, их отсутствие) вознаградятся несколькими новыми идеями для спецпроекта или классного поста в соцсетях. Но не путайте творческую лень с обычной!

«Cтоунхендж» Кирилла Анастасина

В целом, для неспециалистов все методики тайм-менеджмента похожи: обозначьте цели, расставьте приоритеты и составьте план задач. Среди них выделяется система Кирилла Анастасина, бывшего руководителя презентационных проектов «Яндекса». Для «перезадолбавшихся творцов», у которых грань между работой и отдыхом почти неразличима, а рабочий день не нормирован, Кирилл придумал систему «Стоунхендж».

За основу Анастасин взял центральную часть загадочного сооружения: пять блоков, которые состоят из двух больших камней и трех поменьше. Он предлагает делить план рабочего дня так же, на пять слотов: две крупные задачи (3–4 часа) и три мелкие (меньше часа). Выходные делятся пополам на две большие задачи.

Шаблон гибкого расписания на неделю по системе Кирилла Анастасина. Белые строки в таблицах — слоты для внезапных задач / Источник: medium.com

Чтобы построить свой «Стоунхендж», сформируйте план на месяц: поделите все задачи на два списка — крупные и мелкие, — отберите из каждого до 30 дел и распределите их по неделям, затем по дням. Оставьте пустые места для форс-мажоров, которые обязательно возникнут. Максимально подробный план на день составляйте с утра или накануне вечером, не раньше.

«Купил книгу — купи время ее почитать». «Стоунхэндж» за час

Подходите к системе гибко. Например, если в пятницу у вас обычно много звонков, отведите этот день только для мелких задач, увеличив их количество за счет уменьшения крупных. В конце месяца составьте список проваленных дел: решите, что нужно внести в план повторно, а от чего можно избавиться. Запишите также всё, чего вы достигли за эти 30 дней — это здорово мотивирует.

Метод «Помидора»

«Pomodoro», или просто «Помидор» — самодостаточная и простая техника тайм-менеджмента. Он подойдет тем, кто не готов строить долгосрочные планы.

Всё просто. Работать без передышки несколько часов подряд — неэффективно: вы устаете, концентрация внимания снижается, и в результате вы выполняете работу в разы медленнее. Принцип Помодоро — во фрагментарном подходе к выполнению любой задачи.

«Помидором» называют получасовой отрезок времени: 25 минут работы и пятиминутный перерыв. Завершать задачу за эти 25 минут необязательно, просто сосредоточьтесь на ее выполнении и не отвлекайтесь на кофе, соцсети и звонки (даже в дверь). Делить «помидор» на части нельзя. Когда вы завершаете цикл из четырех «помидоров» — маленький перерыв превращается в 15–30 минут заслуженного отдыха.

Эту методику создал итальянский студент Франческо Чирилло, когда искал способ подготовиться к сессии и не отвлекаться каждые десять минут. Чтобы фиксировать время, Чирилло использовал кухонный таймер в виде помидора — поэтому метод так называется.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют всё же завести список дел: так вы увидите, сколько «помидоров» занимает та или иная задача, и сможете лучше контролировать свое время.

Если на вашем кухонном столе не нашлось подходящих овощей-инструментов, скачайте приложение на смартфон (для Айос и Андроида).

Творческий тайм-менеджмент Яны Франк

Гибкая система управления временем художницы-фрилансера рассчитана на творческих людей и учитывает такие, казалось бы, неконтролируемые вещи, как вдохновение и внезапные озарения. В книге «Муза и чудовище» Яна Франк развенчивает образ дикого творца в огне дедлайнов и демонстрирует мощь порядка.

Хаос в головах и квартирах творческих работников чересчур романтизирован, считает Яна. В действительности, поиск нужных вещей занимает кучу времени, а постоянный аврал в делах нисколько не мотивирует творить.

«Хаос не содержит в себе ничего удобного и вдохновительного и не имеет никакого отношения к свободе. <…> Выполнение срочных дел в последнюю минуту связано с большим стрессом. Уставший, измотанный проблемами человек вообще ничего творческого сделать не может».

Яна Франк, «Муза и Чудовище»

Справиться с беспорядком и разобрать завалы в собственном кабинете поможет список рутин — ежедневных дел, не требующих серьезной умственной работы, например, мытье посуды, готовка, оформление бумаг. Часто гениальные идеи приходят как раз во время таких тривиальных занятий. Выполняйте рутины, когда нужно отвлечься от эмоционально затратного творческого проекта и перезагрузиться.

Если интервалы Помодоро кажутся вам слишком короткими, попробуйте технику Яны Франк «45/15». Принцип тот же: отдыхайте через каждые 45 минут и возвращайтесь к делу с новыми силами. Обязательно меняйте вид деятельности в этот 15-минутный перерыв. Не зря Маяковский говорил: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь — сидя, отдыхай — стоя!».

5 советов для тех, кто еще не решил, как считать свое время

Возможно, вы захотите попробовать по совету из каждой методики и объединить в свою. Но считается, что совмещать разные системы управления временем нужно — результат будет плох, потому что каждая система по-своему интерпретирует ключевые элементы тайм-менеджмента — цели, приоритеты, отрезки времени и концентрацию внимания. Попробуйте описанные методики по очереди и выберите ту, которая придется вам по душе.

А если вы пока не готовы перенести список дел из головы на бумагу, ничего страшного. Вот пять советов, которые пригодятся каждому.

1. Спите

Не жертвуйте сном ради выполнения задач. По словам Яны Франк, одна бессонная ночь снижает вашу продуктивность на всю неделю. Намного проще и безопаснее найти временные резервы в другом месте — скажем, свести к минимуму ежедневный скроллинг ленты в соцсетях.

2. Научитесь говорить «Нет»

Порой трудно отказать знакомому человеку в личной просьбе: отвезти в аэропорт, помочь с отчетом, отредактировать текст… Ведь вам это ничего не стоит! А вот и нет! Стоит, причем очень дорого. Помните, что время — не деньги: потраченные впустую минуты вы уже никогда не вернете.

3. Полюбите случайности

Излишний контроль и жесткое планирование редко приводят к хорошему результату. Когда происходит что-то неожиданное, ваш план закономерно летит в тартарары — и вы огорчаетесь. Будьте гибким! Страница с рабочим проектом не прогружается, упал сервер? Это отличная возможность, чтобы дописать пост в блог или приготовить ужин.

4. Планируйте отдых

Распространенная ошибка новичков в тайм-менеджменте — включать в план только задачи по работе. Вы не робот! Учитывайте свои потребности и держите внутреннего трудоголика в узде. Добавьте в план просмотр нового фильма, прогулку, встречу с друзьями.

5. Подводите итоги

Заведите полезную привычку — в конце дня кратко описывать свои ощущения: что успели сделать за сегодня, какие задачи пришлось перенести и почему. Таким же образом окидывайте мысленным взглядом неделю, месяц и год. Кирилл Анастасин советует вести дневник побед и поражений — он зафиксирует ваш прогресс и станет источником мотивации.

Читайте также

 Понравился материал? Вы можете поделиться им со своими коллегами и друзьями:

Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности компании Silamedia

Вы подписаны! Добро пожаловать в сообщество Силамедиа